De status van een klantfactuur bijwerken

Een klantfactuur heeft een eigen status en betalingshistorie. De status vertelt iets over de registratie in Trelyn. Controleer ook de oorspronkelijke administratie en de werkelijke ontvangsten voordat je een wijziging vastlegt.

#Stappen: van concept naar open factuur

1. Open de klantfactuur vanuit Overeenkomsten en controleer bedrijf en factuurnummer.
2. Controleer het bedrag, valuta, factuurdatum en vervaldatum met de bronfactuur.
3. Pas het concept aan waar nodig en sla op.
4. Kies Markeren als verstuurd wanneer dat overeenkomt met de werkelijke stand.
5. Controleer de opgeslagen status en de klantzichtbaarheid.
6. Registreer ontvangsten pas nadat je de betaling hebt vastgesteld.

Markeren als verstuurd legt de status vast. Die naam is geen bewijs dat Trelyn een e-mail met de factuur heeft verzonden of dat je externe boekhouding is bijgewerkt.

#Ontvangen en openstaand

De factuurpagina kan het totaal, ontvangen bedrag en openstaande bedrag tonen. Bij deelbetalingen blijft een restant open. De vervaldatum helpt herkennen dat een openstaand bedrag te laat is.

Gebruik Betaling registreren voor een werkelijke ontvangst. Restant als betaald gebruikt het resterende bedrag; controleer of dat ook werkelijk is ontvangen. De actie voert geen banktransactie uit.

#Crediteren of vervallen verklaren

Deze acties staan waar toegestaan in het actiemenu en vragen bevestiging. De oorspronkelijke factuur en betalingen blijven in de historie. Een eventuele terugbetaling wordt afzonderlijk verwerkt; de status Crediteren maakt geen geld over.

Vervallen verklaren is niet beschikbaar voor iedere situatie, onder andere niet wanneer er al geld op de factuur is geregistreerd. Probeer een weigering niet te omzeilen door een tweede factuur aan te maken. Laat de bevoegde beheerder de juiste registratie controleren.

#Actie ontbreekt of mislukt

Financiële inzage, factuurbewerking en betalingen registreren zijn aparte bevoegdheden. Het kunnen lezen van een factuur geeft niet automatisch alle knoppen.

Bij een fout blijft de actie beschikbaar om te herstellen of terug te gaan. Controleer na een onduidelijke opslagfout eerst de status en betalingen voordat je nogmaals registreert.

#Verder lezen

• Klantfacturen
• Een factuurbetaling controleren
• Ontvangen klantbetalingen