Ontvangen klantbetalingen registreren

Een klantbetaling registreert geld dat je organisatie al heeft ontvangen. De actie voert geen bankbetaling of incasso uit. Gebruik een bank- of administratiereferentie om later te kunnen herleiden wat je vastlegt.

#Een ontvangst vastleggen

1. Open het betalingenoverzicht bij Commissies en kies een nieuwe klantbetaling.
2. Controleer de deal en eventueel het project waarop de ontvangst betrekking heeft.
3. Vul het werkelijk ontvangen bedrag en de valuta in.
4. Geef aan hoeveel btw in dat bedrag zit en welke doorbelaste kosten van toepassing zijn.
5. Kies eenmalige of terugkerende opbrengst.
6. Vul ontvangstdatum, referentie en eventueel een notitie in.
7. Sla op en controleer de ontvangst in het overzicht.

#Vanuit een klantfactuur

De actie Betaling registreren op een klantfactuur heeft een compacter formulier: bedrag, ontvangstdatum, methode en referentie. De factuur levert de bijbehorende context; je vult daar niet opnieuw alle commissievelden in. Restant als betaald stelt het resterende bedrag voor.

Registreer dezelfde ontvangst maar één keer. Een betaling die je via de factuur hebt vastgelegd, moet je niet ook als een tweede losse klantbetaling toevoegen.

#Deelbetalingen en vrijgave

Registreer iedere werkelijke ontvangst zorgvuldig. Een factuur van € 5.000 die in twee delen wordt betaald, betekent niet dat je bij de eerste ontvangst meteen € 5.000 als ontvangen registreert.

Het commissieplan bepaalt welk deel van de ontvangst meetelt. Btw, doorbelaste kosten en maximumbedragen kunnen het resultaat beïnvloeden. Open na registratie het commissierecht om de berekening te bekijken.

#Opslaan geeft een fout

Blijf bij dezelfde invoer en lees de foutmelding. Controleer na een onduidelijke verbindingsfout eerst of de ontvangst al in het overzicht staat. Probeer daarna opnieuw als hij ontbreekt, zodat je niet bewust een tweede ontvangst aanmaakt.

Een bevoegde beheerder kan een betaling terugdraaien bij een terugbetaling of correctie. De dialoog laat het effect op vrijgegeven en al uitbetaalde commissie zien. Registreer daarna alleen zo nodig een juiste vervangende ontvangst; maak niet willekeurig extra ontvangsten om een commissietotaal passend te maken. Zie Commissies en Opslaan mislukt.