Notities en activiteiten vastleggen

Activiteiten vormen het geheugen van een klantrelatie. Een notitie legt een besluit vast; een gelogd gesprek of een gelogde e-mail beschrijft contact dat al plaatsvond. Een taak legt vast wat nog moet gebeuren.

#Stappen: een activiteit toevoegen

1. Open het bedrijf, de contactpersoon of de deal waar de activiteit bij hoort.
2. Kies de bijbehorende actie, zoals een notitie, gesprek of activiteit toevoegen.
3. Selecteer het juiste activiteitstype en schrijf een concrete beschrijving.
4. Controleer bedrijf, contactpersoon en deal. Het formulier kan de context van het geopende record al hebben ingevuld.
5. Controleer betrokkenen en eventuele zichtbaarheidsinstellingen.
6. Sla de activiteit op en controleer de tijdlijn van het juiste record.

#Wat schrijf je op?

Noteer de uitkomst en wat is afgesproken. Bijvoorbeeld: “Sara wil het voorstel donderdag intern bespreken; vrijdag nemen we contact op.” Maak vervolgens een afzonderlijke opvolgtaak voor vrijdag met een verantwoordelijke.

Een gelogde e-mail registreert contact; het is geen bewijs dat Trelyn op dat moment een nieuwe e-mail heeft verstuurd. Een gelogde meeting is evenmin automatisch een nieuwe agenda-uitnodiging. Gebruik voor toekomstige afspraken de meetingplanning.

#Zichtbaarheid en koppelingen

Bij activiteiten die beperkte zichtbaarheid ondersteunen, kan de toegang afwijken van de rest van de klanttijdlijn. Controleer daarom de gekozen zichtbaarheid voordat je gevoelige details toevoegt.

Koppelingen bepalen waar de activiteit relevant is. Een activiteit op een deal kan ook context geven op het gekoppelde bedrijf en de betrokken personen. Controleer bij een verhuizing van een contactpersoon of een ander bedrijf bij de deal de relaties.

#Een fout herstellen

Open de activiteit en gebruik de bewerkactie wanneer die voor jou beschikbaar is. Controleer daarna de tekst én koppelingen. Bij een mislukte opslag blijft het formulier beschikbaar; lees de melding en probeer opnieuw. Leg geen tweede identieke activiteit vast zolang je niet weet of de eerste is opgeslagen.

#Activiteit ontbreekt

Controleer de tijdlijnfilters en de gekoppelde klant. Kijk ook of de activiteit beperkt zichtbaar is of je rol toegang heeft. Een lege tijdlijn is niet meteen een verdwenen gesprek.