Een nieuwe PDF-versie klaarzetten

Een nieuwe PDF-versie hoort bij hetzelfde document en krijgt een eigen versienummer. Gebruik deze actie wanneer je de inhoud van een voorstel of overeenkomst wilt vervangen. Zo blijft de oudere inhoud met de bijbehorende geschiedenis terug te vinden.

#Stappen: een versie toevoegen

1. Open het juiste document vanuit Overeenkomsten of de gekoppelde klantcontext.
2. Controleer titel, bedrijf, huidige versie en de bestaande klantreactie.
3. Kies Nieuwe PDF-versie en selecteer de bedoelde PDF.
4. Wacht op de bevestiging en controleer de nieuwe inhoud en het versienummer.
5. Controleer de status: een nieuwe versie zet het document terug naar concept.
6. Kies Versturen naar portaal wanneer deze versie door de klant mag worden behandeld.

#Een upload is nog geen nieuwe verzending

Na een nieuwe versie worden de actuele verzend-, bekijk- en afrondingsgegevens opnieuw opgebouwd voor die versie. De eerdere klantactie wordt niet automatisch een bevestiging van de nieuwe PDF.

Controleer daarom na uploaden én na versturen. Alleen zien dat er een nieuwe PDF in de app staat, is niet voldoende om aan te nemen dat de klant die al kan afhandelen.

#Oud en definitief document terugvinden

Open het onderdeel met versies en vergelijk versienummer, datum en bestand. Waar een definitieve versie beschikbaar is, wordt daarvoor een afzonderlijke download aangeboden. Houd de oorspronkelijke PDF en het definitieve resultaat uit elkaar.

Controleer de versie ook bij de documentactiviteit. Een ondertekening of acceptatie hoort bij de versie waarop de klant de actie heeft uitgevoerd.

#Upload mislukt

De gekozen PDF blijft beschikbaar bij de foutmelding. Gebruik Upload opnieuw proberen om dezelfde upload opnieuw uit te voeren of Annuleren om de keuze te laten vervallen.

Na een onduidelijke verbindingsfout controleer je eerst de versielijst. Upload niet meteen hetzelfde bestand als nog een versie als het mogelijk al is toegevoegd. De gewone regels voor PDF-type en maximale documentgrootte blijven gelden.

#Verder lezen

• Voorstellen en overeenkomsten
• Documentstatus en activiteit
• Een documentactie lukt niet