Documentstatus en klantreacties volgen

Op de documentpagina zie je wat er met het document en de versies is gebeurd. Controleer die geschiedenis voordat je opnieuw verstuurt of een klant om dezelfde actie vraagt.

#Stappen: de stand controleren

1. Open het juiste document en controleer het bedrijf en versienummer.
2. Lees de documentstatus en de gevraagde klantactie.
3. Bekijk of en wanneer het document is verstuurd en bekeken.
4. Controleer de afrondingsdatum wanneer de klant al heeft gehandeld.
5. Open Audit trail voor de gebeurtenissen en vastgelegde acties als je daarvoor rechten hebt.
6. Controleer bij een gebeurtenis op welke versie die betrekking heeft.

#Bekeken is geen akkoord

Een bekijkmoment bewijst niet dat iemand akkoord is gegaan. Lees bij een formele reactie ook de versie en de persoon die de actie heeft uitgevoerd. Een nieuwe PDF-versie vraagt een nieuwe beoordeling.

#Annuleren of archiveren

Document annuleren stopt de mogelijkheid voor de klant om de formele actie uit te voeren. De bestaande inhoud en bewijsstukken blijven behouden. De actie is afhankelijk van de huidige status en rechten; een al geaccepteerd, ondertekend of goedgekeurd document kan niet langs deze weg opnieuw open worden gemaakt.

Archiveren haalt het document uit de dagelijkse interne lijst. Het is geen vervanging voor annuleren. Lees het bevestigingsvenster om de bedoelde uitkomst te controleren.

#Activiteit laadt niet

Gebruik Opnieuw proberen wanneer het laden van de audit faalt. Een laadfout is geen bewijs dat er geen klantactie is geweest. De toegang tot de audit is bovendien een apart recht.

Mislukt annuleren of archiveren, dan blijft de fout bij de actie staan. Controleer de actuele status voordat je opnieuw probeert en kies Terug wanneer je wilt stoppen.

#Verder lezen

• Een nieuwe PDF-versie
• Klantactiviteit in het portaal
• Documentacties voor klanten