Meerdere e-mailadressen en telefoonnummers beheren

Een contactpersoon kan naast het primaire e-mailadres en telefoonnummer extra adressen en nummers hebben. Gebruik die om één persoon met verschillende contactkanalen bij elkaar te houden. Een tweede bedrijf of extra e-mailadres vraagt niet automatisch om een tweede contactpersoon.

#Stappen: extra contactgegevens toevoegen

1. Zoek eerst de bestaande contactpersoon op.
2. Open de voorvertoning of de volledige detailpagina en bekijk de contactgegevens.
3. Kies de actie om een extra e-mailadres of telefoonnummer toe te voegen.
4. Vul de waarde in en eventueel een herkenbaar label, zoals werk of privé.
5. Controleer validatie en sla op.
6. Controleer dat de nieuwe waarde bij de bedoelde persoon staat.

Bij het aanmaken of bewerken via het contactformulier kun je extra adressen en nummers eveneens invullen. Een leesrol kan de gegevens bekijken en beschikbare mail- of belkoppelingen gebruiken, maar niet wijzigen.

#Een extra gegeven primair maken

Open de bewerking van het extra adres of nummer en kies de actie om het het hoofdgegeven te maken. De waarden wisselen van plaats: de eerdere primaire waarde blijft als extra contactgegeven bewaard.

Controleer na de wijziging welke waarde bovenaan staat. Een CSV-export gebruikt het primaire adres en nummer; ook vervolgacties kunnen zich op primaire contactgegevens baseren.

#Het e-mailadres bestaat al

Het contactformulier kan aangeven dat een bestaande persoon hetzelfde e-mailadres heeft. Open die persoon en controleer naam en bedrijven. Waar aangeboden kun je die bestaande persoon gebruiken of aan het gekozen bedrijf toevoegen.

Een overeenkomstig adres is aanleiding voor controle. Gebruik de bestaande persoon alleen als het werkelijk dezelfde persoon is. Verzin geen afwijkend adres om herkenning te omzeilen.

#Fout bij opslaan of dubbele invoer

Dubbele of ongeldige waarden kunnen in het formulier worden gemeld. Controleer extra waarden ook tegenover de primaire waarde. Bij een opslagfout blijft de bewerking beschikbaar; herstel de waarde en probeer opnieuw of annuleer.

Het weghalen van één extra contactkanaal verwijdert niet de hele contactpersoon. Controleer welke actie je kiest voordat je verdergaat.

#Verder lezen

• Contactpersonen
• Bedrijven en personen koppelen
• Relatie-inzichten