Een afspraak verplaatsen, annuleren of afronden

Een bestaande boeking kun je beheren vanuit de meetingdetails. Een deelnemer gebruikt de persoonlijke beheerlink uit de bevestigingsmail. De mogelijkheden van die twee routes verschillen.

#Als team verplaatsen

1. Open de meeting vanuit Meetings of Agenda.
2. Controleer host, deelnemer en huidige datum.
3. Kies verplaatsen en selecteer een beschikbaar tijdslot.
4. Gebruik alleen waar aangeboden een aangepast tijdstip; een conflict met een andere boeking wordt nog steeds geweigerd.
5. Bevestig en controleer de nieuwe datum op de detailpagina.

Controleer ook de communicatie aan de deelnemer. Een oude agendaweergave kan nog het vorige tijdstip tonen totdat die is bijgewerkt.

#Als deelnemer

Open de persoonlijke beheerlink uit de bevestigingsmail. Kies verplaatsen en selecteer een ander aangeboden tijdstip bij dezelfde host. De link geeft je geen algemene toegang om alle meetinggegevens te wijzigen.

Is een tijdslot ondertussen ingenomen, dan kan verplaatsen mislukken. Lees de melding en kies een nieuw aangeboden moment. Deel deze persoonlijke beheerlink niet met anderen.

#Annuleren en afhandeling

Gebruik annuleren als het gesprek niet doorgaat. Een eventuele reden kan in de e-mail aan de deelnemer opgenomen worden; schrijf daarom klantgerichte tekst. De meeting blijft bewaard in de historie en het tijdslot komt vrij.

Na afloop kan een bevoegde medewerker de status op afgerond of niet verschenen zetten. Dat is iets anders dan vooraf annuleren. Controleer bij een mislukte statuswijziging de beschikbare herhaalactie.

Lees Boekingsmails en Geen boekbare tijden.