# Een meeting opvolgen met taken en een e-mailconcept

Maak een gecontroleerd opvolgconcept, kies ontvangers en rond de opvolging bewust af.

Na een gesprek kun je vanuit de meeting de afspraken en open acties nalopen en een opvolgmail voorbereiden. De opvolging gebruikt de meetinganalyse en start nadat het gesprek heeft plaatsgevonden.

## Stappen: een opvolgmail voorbereiden

1. Open de meeting en controleer of de analyse klaar en actueel is.
2. Open **Vervolg** en lees de klantafspraken en open taken.
3. Kies de actie om een opvolging te genereren als je een e-mail nodig hebt.
4. Controleer de ontvangers. Kies per contactpersoon **Aan**, **CC** of niet meenemen.
5. Lees onderwerp en bericht. Controleer namen, bedragen, datums en de formulering van toezeggingen aan de hand van de bron.
6. Pas de tekst aan en sla het concept op. Gebruik **E-mail kopiëren** of **Openen in e-mailprogramma** om het bericht in je eigen mailprogramma af te maken en te versturen.

> [!NOTE]
> Een concept genereren, kopiëren of openen verstuurt nog geen e-mail. Versturen doe je in je mailprogramma. Ook de status Gekopieerd is geen verzendbevestiging.

## Ontvangers en afspraken controleren

De voorgestelde adressen komen uit opgeslagen contactgegevens. Mist een adres, controleer dan de contactpersoon in het CRM. Kies bewust wie het bericht moet ontvangen.

De onderbouwing maakt onderscheid tussen feiten, afspraken en voorstellen. Staat er geen duidelijke volgende stap in de bron, dan hoort het concept geen afspraak te verzinnen. Voeg een gewenste nieuwe stap toe als voorstel en controleer de tekst voordat je verstuurt.

## Een concept aanpassen of vervangen

Je kunt het concept zelf bewerken of een aangeboden herschrijfoptie gebruiken, zoals korter of formeler. Bij opnieuw genereren van een bewerkt concept verschijnt een vervangingsbevestiging. Met **Vorig concept terugzetten** kun je de beschikbare vorige versie terughalen.

Is de meetinginhoud gewijzigd, analyseer de meeting dan opnieuw. Het bestaande concept blijft bewaard, maar controleer de melding over verouderde context voordat je het gebruikt.

## Opvolging afronden

Open taken hebben een eigen beoordelingsactie. Rond passende taakvoorstellen daar af. **Markeer voltooid** sluit de opvolging; het maakt open taken niet vanzelf aan of af en verstuurt geen mail. Je kunt ook aangeven dat een e-mail niet nodig is. Waar beschikbaar kun je een afgeronde opvolging heropenen.

Mislukt opslaan of genereren, controleer de foutmelding en probeer de actie opnieuw. Bij een conflict door een wijziging van een collega laad je eerst de actuele stand. Bewaar eigen tekst voordat je een pagina vernieuwt.

## Verder lezen

- [Een meeting analyseren](/handleidingen/crm/meeting-analyseren/)
- [CRM-taken](/handleidingen/crm/taken/)
- [Opslaan mislukt](/kennisbank/problemen/opslaan-mislukt/)